IT規劃(IT規劃)

IT規劃(ITplanning)是「信息化規劃」的簡稱。隨着IT的發展,社會的運作節奏越來越快,各行各業的競爭也越來越激烈。在此過程中,IT在企業中的應用也越來越廣泛,越來越深入。對企業而言,IT的作用不再僅僅停留在規範管理、提升效率的層次,而成為逐漸強化和提升企業核心競爭力的強有力手段。可以幫助企業步入IT建設正軌化道路,提升企業整體協作能力、整體競爭能力。同時,戰略規劃可以幫助企業改變以往無序的、沒有戰略意識的企業IT建設模式,集合人類利用信息技術的智慧、經驗,融合企業經營戰略。IT規劃微諮詢,可以幫助企業提煉IT規劃的焦點問題,借鑒經驗。

簡介

到底什麼是IT規劃?IT規劃需要做些什麼?企業內部不同的人有不同的想法; 而在企業外部,軟硬件廠商、諮詢公司等人士也會有不同的說法。 1、IT規劃的定義

通俗派的說法:

「IT規劃(IT planning)」是「信息化規劃」的簡稱,是指在理解企業發展戰略和評估企業IT現狀的基礎上,結合所屬行業信息化方面的實踐和對最新信息技術發展的認識,提出企業信息化建設的遠景、目標和戰略,以及具體信息系統的架構設計、選型和實施策略,全面系統地指導企業信息化建設,滿足企業可持續發展的需要。

技術派的說法:

IT規劃很簡單,就是要建立先進的、企業級的IT架構,選擇一系列先進的軟件來實現規劃的IT架構。

軟件公司的說法:

以前都沒有IT規劃,我們的軟件都很先進,很多企業都在使用我們的軟件,已經經受了實踐的考驗。即便沒有IT規劃,這種軟件也完全能為企業創造價值。

2.企業內部的定義

領導的說法:

IT規劃到底是什麼、怎麼定義並不重要,重要的是我希望這個規劃能夠支持我們業務的發展,能夠得到落地執行。

業務等應用部門的說法:

IT規劃是IT部門的事情,與我們沒有多大關係。IT規劃應該是IT部門考慮怎樣為我們建立一套信息系統,來提高我們的工作效率,最好還能夠幫我們降低運營成本。

IT部門的說法:

IT規劃不僅僅是IT部門的事情,整天都被那些業務、財務、行政等應用部門吆喝來、使喚去,忙得不可開交。領導對於信息化建設的投資沒有底,我們得規劃出

一個信息化建設的計劃,然後到領導那兒申請預算,才能把那些服務器、路由器以及軟件系統買回來。

從企業信息化建設的整體上看,IT規劃只是管理信息化的十步閉環中的一個環節(如圖1所示)。IT規劃要想獲得領導和業務部門的認可,必須最終能夠被落地執行,從業務出發是必然的選擇。

3、「IT規劃」的「廣義」與「狹義」廣義的「IT規劃」包含了「IS規劃」與狹義的「IT規劃」兩個部分。細分來說,「IS規劃」(Information System Strategic Planning, 簡稱ISSP)籌劃的是:在理解企業的發展遠景、業務規劃的基礎上,形成信息系統的遠景、信息系統的組成架構、信息系統各部分的邏輯關係,以支撐企業業務規劃(Business Strategic Planning,簡稱BSP)目標的達成。有時,我們看到一些業內外的探討,關於ISSP和BSP的集成問題,其實說的就是這個層次間的銜接。而「IT規劃」(Information Technology Strategic Planning),是承接IS戰略之後,對信息系統各部分的支撐硬件、支撐軟件、支撐技術等進行計劃與安排,簡而言之,是圍繞「T」來展開。下文中除特別說明以外,「IT規劃」都是取廣義範圍。

其實信息化具體項目的實施是「最後為之」的事情,需要在以上的種種戰略「有個說法」以後才進行。而現實中,很多企業的信息化建設恰恰是反其道而行之,從如何選擇硬件、軟件開始。

4、「IT規劃」的「客觀」與「主觀」

進行IT規劃是要解決兩個問題,一個是客觀問題,一個是主觀問題。

由於缺乏IT規劃,很容易導致系統繁多、信息孤島、維護費用高、收益低、風險高等等。正是有了IT規劃,我們才能避免在信息化建設的時候「腳踩西瓜皮,溜到哪兒算哪」,從客觀上防止以上嚴重後果的發生。

背景

基於企業架構(EA)的IT規劃:

隨着企業信息化和電子政務的不斷深入發展,企業和政府部門都迫切希望解決IT與業務兩張皮的問題,即IT如何滿足不斷變化的業務需要。對很多企業來說,IT的方向到底在哪裡?如何有效地控制IT需求並進行有效的IT投資決策,這是一個老大難問題。很多企業期望通過IT規劃來解決這一問題,但計劃趕不上變化,很多IT規劃成了「IT鬼話」!IT規劃的文本成了一個個束之高閣的架上品!根據企業架構方法論制定更加有效的IT規劃,並將IT規劃變成一個動態維護的流程,確保所有的IT需求和IT投資都在一個統一的治理框架下管控,這就是基於企業架構的IT規劃方法論所提供的。全球大部分的跨國公司正在應用這一最佳實踐!

作用

IT規劃可以幫助企業步入IT建設正軌化道路,從而發現企業IT戰略機會,協助企業按照預訂的最優戰略路線,協助企業有條不紊地進入IT正軌發展的道路,從而從整體水平上,協助企業進行IT規劃、IT架構規劃、IT方案規劃、實施計劃,提升企業的內部和外部的協作能力、提升企業整體競爭能力。

IT規劃的必要性

顧名思義,IT規劃就是對信息化工作的一個規劃。信息化是有目的的,無論是上財務軟件還是OA系統,都是為了對某種具體的需求信息化。IT規劃就是針對單位未來的信息化進行如下規劃:有哪些應用需要IT技術的支持,比如財務、OA還是具體的某塊業務;各種需求之間的關係是怎樣的,比如財務系統中的哪些數據需要OA來提供,OA的哪些應用需要財務系統提供相應的數據以供分析;未來理想的信息化目標是什麼;根據各需求的輕重緩急,應該先上什麼系統,再上什麼系統,並充分考慮投資,以便逐步達到目標。

通過對IT規劃具體工作的理解,就能了解為什麼信息化需要IT規劃了。

1 針對業務需求的IT應用越來越多需要IT規劃

在IT應用的初期,有無IT規劃是無關緊要的,但是隨着IT應用的廣泛和深入,越來越多的業務需求需要IT系統的支持。以某市環境監測站為例,就存在多種應用系統的需求:整個中心需要辦公自動化系統、財務部需要財務系統、人事科需要人力資源管理系統、污染源監測管理室需要各種污染源的實時監測系統、分析實驗室需要各種數據分析系統等。

這些系統往往不是彼此孤立的,而是彼此之間存在數據上的共享和交換。如果在上這些系統之前,沒有經過整體的規劃,只是基於某塊業務自身的需求上了相應的信息系統,那麼就可能導致「信息孤島」問題的產生。

2 業務需求分析越來越複雜需要IT規劃

在進行 信息化之前,首先應該明確業務需求,就是通過 信息化所支持的業務是什麼。但是在 信息化從簡單到複雜的過程中,人們對梳理業務需求的重視程度不高;很多情況下,針對很小的業務需求,就匆忙上了信息系統,而不是在基於對單位未來整體業務需求明晰的基礎上實行 信息化。這樣,由於對業務需求了解不全面,信息系統很快就跟不上業務發展需要,而且信息系統的可擴展性較差。

基於上述原因,很多單位不得不上很多信息系統,然後通過各種轉換實現一些數據交換,這不僅導致重複投資,而且使得整個信息系統的結構失衡,維護成本高並且穩定性差,難以建立基於整個業務的數據分析和決策支持系統。

3 信息化投資和信息化項目管理需要IT規劃

目前,信息化所需的投資越來越大,任何單位不可能同時上所有的應用系統,因此根據業務需求的輕重緩急以及各個業務系統之間的關係進行必要的規劃,逐步上系統,是更好的選擇。另外,很多應用的 信息化本身也有先後次序的要求,也需規劃。最後,針對一個業務需求而言,也常常存在逐步實施的必要,因為若系統實施過於複雜,不僅導致項目管理難度增大,而且會牽扯過多人員的精力,從而影響日常工作。

面臨的問題

企業信息化決策所面臨的問題:

為了有效配合企業經營戰略的實現和業務快速發展,企業迅速擴展需求,企業積極思考引入新的企業關鍵流程與管理,探索新運營模式,以尋找支撐企業發展與擴大的業務運營模式,以便適應日益激烈的挑戰。

企業主要面臨四方面的挑戰包括企業運營成本的挑戰;企業規模發展的要求;傳統商業模式面臨衝擊;客戶滿意度的要求。如何應對新挑戰,推動企業戰略順利進行,以業務為紐帶,推動企業的信息化建設,是企業應對挑戰的必然選擇。隨着國家以信息化帶動工業化的戰略貫徹執行,加快信息化建設是企業決策者所關係的問題,但如何來做?很多企業對信息化的實施感到非常困惑,似乎走進信息化建設的泥潭,每一次頭痛醫頭,原先問題還沒有根本解決,又而帶來一大堆新問題。主要表現如下:

IT戰略與企業戰略的脫節。沒有分析企業經營戰略與業務需要,對信息化理解停留在廠商具體方案的理解層次,忽略IT戰略與企業戰略的一致性,走彎路與多走路、走錯路情況比較多見,缺乏企業信息戰略規劃指導。根據統計,在美國,70%以上企業正式做過IT規劃,投資約佔信息化投資3%至5%。國內大多企業還沒有意識到這一點。

缺乏企業信息架構總體布局。沒有針對業務的信息需求與市場驅動需要,定義明確信息系統的技術與數據、應用標準和架構,提出企業具體解決方案結構。面對着鋪天蓋地的各種企業網解決方案,電子商務與決策支持、ERP、CRM、SCM、BI、KM等,使得企業無所適從,被動地去實施,風險可想而知。

缺乏可靠實施保障計劃。企業信息化要實現成功,涉及組織和開發及項目管理、營運、資金、人員、流程等全方位的系統工程問題,因認識、準備不足,這是傳統企業普遍面臨的問題。

企業信息化面臨最大的問題,不是應用系統的問題,不是企業的問題,而是如何針對企業的現狀與戰略、業務、市場,量體裁衣,相應提出適合企業自身發展需要的信息戰略規劃,既能符合企業3年至5年長期發展戰略需要,又能適合企業成長的業務與資金、擴張的年度發展需要。

三個階段

IT 規劃的運作思路一般來說,大多數企業都會制定一個3-5年的中長期業務發展計劃,而且會沿着這樣的軌跡實施:IT規劃——規劃IT設施——IT設施支撐企業營運——企業營運實現目標。從這樣的軌跡來看,IT規劃是一種實現公司業務發展計劃的工具,而不是神燈。IT規劃其實就是要告訴企業如何應用IT技術配合和支持業務發展的途徑和方法;而制定一個科學合理的IT規劃可以按照這樣三個階段進行:

第一階段:根據公司業務發展計劃IT系統的總開支計劃和預算。由公司高層根據對營收、費用和資本支出的大致預測,制定初步的業務發展計劃與預算決策,併產生相應的對IT系統的需求目標和預算。

第二階段:將IT系統總開支計劃分解為一定數量的獨立IT項目和IT維護性項目,檢驗初步計劃和預算是否可行。這一階段的主要目的是通過檢查每個IT項目所需要的技術、時間、人力與財務資源。有了更確切的預測數據,公司CIO就可以做出建議和抉擇,確定哪些項目應該投資,哪些項目應該推遲、減少投資額或者徹底取消。關鍵是在預測出來的IT需求資源和公司可提供的供給資源之間取得平衡。

然而在這階段人們常常存在誤區:不考慮資源受限制,也沒有在兩個相互競爭的方案之間進行評估和選擇。這樣雖然在開始時簡單易行,但可能產生兩個讓人泄氣的問題:一是沒有一個項目或活動有足夠的資金保障,最終可能導致IT規劃成為空中樓閣。第二個問題是因為現實問題的不斷增加,需要不斷地削減預算和修訂計劃,從而使IT規劃束之高閣。

第三階段:CIO和項目經理需要在所負責的團隊和項目基礎上,制定一個有預估時間和有預估範圍的具體項目進度和預算。這樣可以確保負責提供資源的部門能夠滿足IT規劃中的所有項目和活動對資源的需求。保障IT規劃順利的六大真知灼見

①IT規劃必須要配合業務計劃的實現,並具有前瞻性和可操作性。業務計劃是公司為了中長期的發展而制定的計劃。公司業務計劃為IT規劃的制定提供了一個基本框架,並為IT規劃的目標和方案的取捨提供了指導。因此,企業高層必須根據公司的營收計劃、目標利潤從頭到尾跟進IT規劃的制定,直至IT規劃結束,而不能只由IT人員對IT規劃流程掌控。

②在整個過程中要層層分解IT目標和費用預算,讓IT目標對應相應的費用和資源。這裡是指將未來幾年裡每年的目標費用總預算分為幾個獨立的IT規劃費用類別,這樣就可以避免在接下來的實施中資源得不到保證和預算失控。比如,興安公司將總體IT開支目標分為IT系統研發、IT系統運作和IT基礎設施三大預算類別;然後,將研發費用再細分為具體的項目費用。

規劃方法

IT規劃分析圖

首先,敏銳的市場感知和快速響應能力。

IT這方面的作用表現在對市場需求的快速收集和整理,以及對終端銷售數據的快速統計和分析,以為產品研發、銷售預測、生產準備、市場推廣等決策提供參考。具體的IT系統包括:競爭情報系統、POS系統、商業智能決策分析系統等,通過這些系統實現非結構化信息(如流行趨勢)和結構化信息(如產品SKU、類別及銷售區域等)相組合的多維度分析,為中高層管理者提供業務決策甚至戰略調整提供參考。

其次,很強的產品研發專業能力和管理能力

企業產品研發的能力主要包括產品研發的專業能力和管理能力兩方面,專業能力指產品設計師能敏銳發現市場需求,提出產品創意,並設計出市場需要的產品方面的能力。管理能力指研發管理人員對產品研發過程的管理能力,比如對研發流程的合理設計和執行、對研發進度的計劃和控制,以及如何實現從樣品開發到快速投產的能力等。

這方面IT支撐主要的系統是CAD/CAM/CAPP(計算機輔助設計/製造/生產工藝)、PDM/PLM(產品數據管理/產品生命周期管理)等,有很多信息系統供應商針對服裝鞋業的行業特點和特殊需求開發了相應的系統。應用這些系統要求產品設計師能用計算機進行產品設計,研發管理人員對產品數據和研發項目的過程進行計算機管理。這不但對產品設計師及管理人員的計算機應用水平提出了較高的要求,而且對研發管理的能力(如研發過程的流程管理、研產銷溝通協調機制的等)提出了很高的要求,這些需要在實施系統前達到一定水平,並在實施系統后持續提升。

再次,快速高效的供應鏈運作能力

對於X公司正在形成和強化的品牌商的定位,快速高效的供應鏈運作能力將會越來越重要,未來業務上典型的改變是季前生產的量會逐步減少,季中產品調配和補貨的量會逐漸增加。這要求在產品上市時間和節奏方面加強計劃和控制,並能實現多產品小批量的生產模式。一方面對X公司自身生產而言,對生產線的柔性生產能力和對原材料的精益化管理能力要求更高,另一方面對OEM供應商生產進度的掌控和調劑能力要強化,以加快供應鏈響應速度,及時滿足終端市場對產品的需要。

這方面IT支撐主要是ERP、POS以及SCM(供應鏈管理系統),POS系統能迅速收集終端實際銷售和未來需求情況,ERP可根據需求進行生產計劃的制定和原材料需求的分解,以及從原材料採購、生產過程控制直至銷售發運的業務過程的管理,而SCM能根據原輔材料供應商、OEM供應商、X公司只有工廠、終端客戶需求的實際情況,構建相應的數學模型,進行複雜的運算,以進行更合理的資源分配,實現整個供應鏈的協同運作和自動觸發機制(如自動補貨下單等)。

對X公司總代理模式而言,先搭建ERP平台實現財務業務一體化是基礎,以增強對業務的把控能力,因此建立易於逐步擴展的應用平台是ERP首期建設的重點,同時在生產線上進行柔性化改造(主要划小生產單位)和進行看板管理,以增強生產過程的可視化管理和進行生產調整的快速反應能力,對OEM廠商生產計劃的合理安排和生產進度的監控也需要逐步加強。在此基礎上,利用ERP對生產過程進行細化管理,而後考慮應用SCM加強整條供應鏈的協同控制。最後,對企業運營過程強有力的控制能力

隨着企業規模的擴大,業務運作變得越來越複雜,靠人工管理的漏洞會越來越多,因此對企業運營過程中各個業務環節的控制能力變得越來越重要,尤其是財務的控制和管理能力顯得非常關鍵,比如預算執行狀況的監控、代理商信用控制、供應商付款的控制、資金的預測和控制以及其他X公司內部各業務環節的財務控制能力。另一方面,基於業務和財務數據的多維度整合分析能力也需要越來越強,以便根據市場變化和企業運行情況,進行業務運營過程進行及時調整,如進行產品促銷政策制定、資金的統一調度、產品的統一調配、物流配送的及時調整等。

這方面主要是ERP的財務管理和BI(商務智能分析)的建設,ERP首期建設可以解決財務的資金流向(基於銷售訂單的資金流入和基於採購訂單的資金流出)問題,第二期可解決生產過程的成本核算問題,以及預算管理問題等。BI需要在整個IT實施過程中充分關注,持續改進,並從業務和系統建設方面考慮階段性的提升,以使中高層管理者從IT建設中持續受益。

實際操作

規劃內容

根據山東省軟件評測中心MaxValueIT規劃管理諮詢服務的操作指南,IT規劃是幫助客戶搭建合理的信息化建設藍圖(如下圖),規劃信息化建設投資和順序,致力於解決由於IT規劃缺失導致的信息孤島、重複建設、維護費用高、維護複雜度高、風險高等問題。具體服務內容包括:

• 應用架構規劃:從系統應用角度描述IT架構;

• 數據架構規劃:從數據流轉角度描述IT架構;

• 基礎設施規劃:從底層支撐平台角度描述IT架構;

• IT組織架構設計:制定符合IT治理思想的IT組織架構,明確責權利關係;

• IT實施規劃:明確IT建設的實施路徑,規劃未來3年內每個項目的行動計劃;

• IT投資預算:對信息化建設每個階段甚至每個系統進行相應的投資估算。

規劃流程

MaxValue諮詢服務針對IT戰略規劃的制定,一般劃分為三個階段、八個步驟,涵蓋IT戰略、IT應用架構、IT數據架構、IT技術架構、IT組織架構、IT實施規劃等階段性交付物等。

具體三個階段的工 作內容如下:

• 第一階段,現狀分析與評估,基於組織發展戰略,梳理組織業務架構,並對現狀進行評估分析,形成IT規劃需求分析報告;

• 第二階段,根據企業架構、組織發展戰略制定組織IT戰略,形成IT願景,規劃組織的應用架構、數據架構、技術架構以及組織管控架構,形成組織IT規劃報告;

• 第三階段,制定IT規劃的具體實施策略和計劃,闡明每階段的投出、產出以及所取得的效果,形成組織IT規劃實施報告。

通過MaxValue諮詢服務,幫助組織制定總體信息化藍圖,改變以往無序的、鬆散的IT建設模式,協助組織有條不紊地進入IT正軌發展的道路,解決信息不對稱、信息化計劃殘缺、系統應用目的不清等方面的問題,規避信息化建設的風險,最終保證IT戰略的有效落地。